Редакцияда, шағын кәсіпте немесе үйде маңызды құжаттың электронды нұсқасы жиі қолданылады. Бірақ файлды бірнеше рет өзгертіп, атауын ауыстырғанда қайсысы соңғы нұсқа екені шатасуы мүмкін. Қонаевтағы ұйымдар үшін электронды архивті тәртіпке келтіру уақытты үнемдеуге және құжат жоғалту қаупін азайтуға көмектеседі.
Алдымен түпнұсқа мен жұмыс көшірмесін бөлек сақтау пайдалы. Құжаттың атауында күні, түрі және қажет болса нұсқа нөмірі көрсетілсе, іздеу жеңілдейді. Алайда файл атауына адамның жеке сәйкестендіру нөмірін немесе басқа құпия мәліметті жазудың қажеті жоқ. Архивтің құрылымы түсінікті болуы тиіс.
Маңызды құжатты тек бір компьютерде сақтау тәуекелді арттырады. Қолжетімділігі шектелген қосымша сақтау орны мен сақтық көшірме жүйесі қажет болуы мүмкін. Файлды ортақ папкаға салғанда оны кім оқи алатынын және кім өзгерте алатынын анықтау керек. Құжаттың заңдық мәртебесі мен сақтау мерзімі оның түріне байланысты.
Жақсы электронды архив – файл үйіндісі емес, тәртіпті жұмыс жүйесі. Құжатты жылдам табу, өзгеріс тарихын ажырату және рұқсатсыз қолжетімділікті шектеу кез келген ұжымның жұмысын жеңілдетеді. Бұл да цифрландырудың күнделікті пайдасы.