Бірнеше адам бір жобамен айналысқанда файлдарды ортақ бұлттық папкада сақтау ыңғайлы. Қонаевтағы шағын редакция, мектеп ұжымы немесе кәсіпорын мұндай тәсілмен құжат алмасуы мүмкін. Алайда бәрі бір жерге ретсіз жиналса, керек материалды табу қиындайды.
Алдымен папкаларды жоба, күн немесе материал түрі бойынша бөлген дұрыс. Файл атауына түсінікті сөз бен нұсқасын енгізу қателікті азайтады. «Соңғы», «соңғы2», «жаңа соңғы» деген атаулардың орнына нақты күн мен мазмұнды көрсету пайдалы.
Қолжетімділік құқығын да реттеу қажет. Бір қызметкерге тек қарау жеткілікті болса, оған өңдеу рұқсатын берудің қажеті жоқ. Жұмыстан кеткен адамның қолжетімділігін уақытында тоқтату маңызды. Құпия құжаттар үшін қосымша қорғаныс шарасы керек болуы мүмкін.
Ортақ папка резервтік көшірменің толық баламасы емес. Қате өшірілген файл, бұзылған аккаунт немесе қызметтің уақытша істемеуі жұмысқа әсер етеді. Сондықтан маңызды материалдың бөлек қорғалған көшірмесін сақтау жолын қарастырған жөн.
Цифрлық тәртіп қағаз үстеліндегі ұқыптылыққа ұқсайды. Әр файл өз орнында болса, команда уақытын іздеуге емес, негізгі жұмысқа жұмсайды. Бұл шағын ұжым үшін де үлкен артықшылық.