«Шот-фактура», «жеткізу құжаты» немесе «маңызды ескерту» деген тақырыппен келген хат жұмыс күні ішінде назарды бірден аударады. Бірақ файл атауының таныс болуы оның қауіпсіз екенін білдірмейді. Кейбір зиянды бағдарламалар кәдімгі құжатқа ұқсас тіркеме арқылы таралуы мүмкін.
Алдымен жіберушінің толық электрондық мекенжайын және хаттың мазмұнын салыстырған дұрыс. Ұйым атауы ұқсас болғанымен, домені басқа болуы мүмкін. Егер құжат күтпеген жерден келсе, оны ашпай тұрып, жіберушімен бұрыннан белгілі байланыс арнасы арқылы нақтылау қажет. Хаттағы телефонға ғана сену жеткіліксіз.
Файлды ашқан соң бағдарлама қосымша рұқсат, макросты іске қосу немесе белгісіз кеңейтімді орнатуды сұраса, әрекетті тоқтатқан жөн. Құрылғының қорғанысын жаңартып отыру және маңызды құжаттың резервтік көшірмесін сақтау да пайдалы. Күмәнді хатты әріптестерге тексерусіз қайта жолдау қауіпті көбейтеді.
Қонаевтағы шағын кәсіпорындар мен мекемелер үшін цифрлық тәртіп қарапайым ережеден басталады. Бір қызметкердің асығыс ашқан тіркемесі ортақ жұмысты тоқтатуы мүмкін. Сондықтан қауіпсіздік тек техникалық маманның емес, хат алатын әр адамның жауапкершілігі.